20 trucos de Word para sacarle partido
20 trucos de Word para sacarle partido
Si has llegado hasta aquí es porque, probablemente, usas Word en tu día a día y estás interesado en sacarle el máximo partido. En ese caso… ¡has encontrado el artículo perfecto! Desde hace muchos años utilizo este clásico y potente procesador de textos. Yo también tuve lagunas al principio, también necesité investigar para aprender un poco más de Word. Así que he recogido los trucos más útiles y que más pueden ayudarte cuando uses Word.
Quédate y aprende más sobre Word.
20 trucos de Word para
Dar el salto al siguiente nivel.
1.
Cambiar la fuente predeterminada
Word trae una configuración de fuente por defecto, pero es posible modificarla para ajustarla a tus preferencias. Así, si quieres abrir Word y empezar a escribir con el tipo de letra que te gusta sin necesidad de andar cambiando nada, puedes hacer lo siguiente:
1. Sitúate en la pestaña «Inicio».
2. Pulsa en el pequeño icono que aparece en la parte inferior derecha dentro del cuadro de «Fuente»:
3. Una vez dentro, selecciona tus preferencias: fuente, estilo de fuente, tamaño, color, efectos, etc.
4. Pincha en el botón que aparece abajo «Establecer como predeterminado».
5. Y listo.
2.
Utilizar el modo concentración
Si lo que necesitas es concentrarte exclusivamente en el texto sin ver nada más, lo ideal es utilizar el modo concentración. Esta opción te permite trabajar (escribir) sin distracciones. Para activarla es tan sencillo como pinchar en el botón que aparece en la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la captura.
Para salir de este modo solo tendrás que pulsar la tecla ESC.
3.
Borrar un gran bloque de texto
Por todos es sabido que para borrar un bloque de texto lo que hay que hacer es seleccionar dicho fragmento con el ratón y pulsar la tecla de SUPRIMIR. Pero hay otras formas de hacerlo. Si mientras escribes necesitas borrar las últimas palabras que has escrito puedes hacer lo siguiente:
- Pulsar «Ctrl + borrar» y se irán borrando las palabras completas.
- Si quieres recuperar lo borrado, pulsa «Alt + borrar» y volverán a aparecer las palabras completas.
4.
Borrar el formato de un texto
Cuando tu texto presente una amalgama de formatos y no haya por dónde cogerlo (ya sea porque se te ha ido la mano con la negrita y las cursivas, o porque has copiado textos de diferentes fuentes), puedes hacer lo siguiente:
- Selecciona todo el texto (pulsa «Ctrl + E»).
- Una vez que tienes todo el texto seleccionado, pulsa «Ctrl + espacio».
Verás cómo el texto se queda limpio de formatos.
5.
Pegar texto sin formato
Cuando quieras pegar un texto copiado de una web, otro documento o un correo electrónico, por ejemplo, tienes una opción perfecta para evitar que te pase lo del punto anterior. Para que no se te vayan acumulando diversos formatos (tipos de letras, de espacios, de tamaño, etc.) solo tienes que seleccionar la opción «Conservar solo texto» que aparece en el desplegable del botón de PEGAR.
6.
Insertar espacios de no separación
Cuando escribimos un texto y elegimos la opción de texto justificado, a veces ocurre que se quedan al final de línea palabras o elementos (raya, paréntesis, sílaba, etc.) que no queremos que queden ahí. Para ello, una de las opciones que nos permite modificar esto es la de utilizar espacios de no separación.
Dentro de la pestaña «Inicio», en el bloque de «Párrafo», está el icono 
Esta opción permite ver las marcas de párrafo y otros símbolos de formatos ocultos, es decir, podrás ver cuántos espacios hay entre palabras (cada punto es un espacio), los saltos de línea que hay entre párrafos, etc. Es uno de los trucos de Word ideal para realizar tareas avanzadas de diseño.
Para insertar un espacio de no separación y adaptar el texto a tus necesidades solo tendrás que hacer lo siguiente:
1. Activa el icono de «Mostrar todo»
2. Para colocar un espacio de no separación, sitúate entre los dos elementos que no quieres que se separen.
3. Elimina el espacio normal (el que es un puntito negro).
4. Inserta el espacio de no separación con la combinación «Ctrl + Shift + espacio».
5. Ahora aparecerá un circulito con el centro en blanco. Aquí hay un ejemplo de un texto con espacios de no separación.
7.
Seleccionar texto de forma arbitraria
Para seleccionar un trozo de texto sin tener que seguir un orden lineal, solo tienes que dejar pulsada la tecla «Alt» antes y mientras seleccionas el texto.
8.
Insertar saltos de página
Imagina que ya has acabado de escribir tu documento. Lo tienes totalmente revisado y con su formato perfecto. Los inicios de capítulo están a principio de página y todo está muy bien estructurado. Pero de repente recuerdas que te falta incorporar imágenes o gráficos en el capítulo uno. Al hacerlo, todo el contenido se desbarajusta y tienes que volver a retocarlo todo.
Tranquilo. Aquí tienes un truco de Word para que esto no te pase más. Se trata de la herramienta salto de página. Te explico cómo utilizarla:
1. Sitúate en la parte del texto donde quieres que haya un salto de página, es decir, donde quieres que se haga una división invisible que simula un final de documento.
2. Ve a la pestaña «Insertar» y dentro del bloque «Páginas», clica en la opción «Salto de página».
9.
Convertir texto en tabla
Si hacer tablas se te hace bola, no te preocupes. Word tiene una herramienta que te permite convertir texto en tabla de una forma muy sencilla.
1. Escribe, con lógica, el contenido que quieres que aparezca en la tabla. Por ejemplo, así:
Trabajo de la semana, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes
Mañana, corregir, escribir, redes sociales, corregir, escribir
Tarde, escribir, redes sociales, corregir, escribir, corregir
2. Selecciona el texto que quieres convertir en tabla.
3. Ahora ve a la pestaña «Insertar», despliega el botón TABLA y selecciona «Convertir texto en tabla».
4. Solo tendrás que seleccionar la forma en que has dividido el contenido (en el ejemplo, tendremos que especificar que hemos usado la coma) y listo.
10.
Personalizar el autocorrector
Word tiene un autocorrector integrado con el que es posible solucionar algunas de las faltas que sueles cometer sin tener que prestar atención. De esta forma, cada vez que cometas el error, Word lo modificará automáticamente para corregirlo. Además, esta herramienta también la puedes utilizar para crear tus propios atajos para determinadas frases o palabras que suelas utilizar en tus documentos.
1. Entra en la pestaña «Archivo» y pulsa en «Opciones».
2. Una vez abierta la ventana de opciones, selecciona «Revisión».
3. Ve al botón de «Opciones de autocorrección» y en la ventana que se abre puedes añadir nuevos términos y palabras que quieras reemplazar automáticamente cuando escribes.
Aunque exista esta herramienta, debes tener cuidado de no cometer errores al escribir.
11.
Reemplazar palabras
Si lo que necesitas es cambiar una palabra que aparece varias veces en el texto por otra, lo mejor es utilizar la herramienta «Reemplazar». Y no andar buscando en el texto como un detective. Es uno de los trucos de Word más imprescindibles para quien use este procesador de texto con asiduidad.
Además, también puedes reemplazar otros elementos como signos de puntuación o espacios. Para ello, en la pestaña «Inicio», dentro del bloque «Edición», encontrarás el botón de REEMPLAZAR.
12.
Leer un documento sin cansarse la vista
Si en vez de escribir, necesitas leer y no quieres que se te canse la vista, lo mejor es optar por el modo lectura en sepia. Solo necesitas hacer lo siguiente:
1. Ve a la pestaña «Vista».
2. En el bloque «Vistas», elige la opción «Modo de lectura».
3. Una vez dentro, clica en la parte superior «Vista» y elige la opción color de «Página > sepia».
4. Para salir de este modo, solo tendrás que pulsar la tecla ESC.
13.
Buscar sinónimos
Sin salir del documento puedes buscar sinónimos para enriquecer tus escritos. ¿Cómo? Pues muy sencillo. Solo tienes que clicar con el botón derecho del ratón sobre la palabra que quieras y desplegar la opción de «Sinónimos». Verás un listado de posibles alternativas.
14.
Guardar automáticamente
Es horrible cuando, por algún extraño motivo, se cierra inesperadamente nuestro documento sin haberlo guardado. Perder los avances de nuestro trabajo puede ser una pesadilla. Por eso resulta muy útil hacer uso del guardado automático de Word, para que cada cierto tiempo se guarden los cambios y no tengamos que preocuparnos de pérdidas inesperadas. Te explico cómo configurarlo:
1. Ve a la pestaña «Archivo».
2. Selecciona «Opciones» y, una vez dentro, ve a «Guardar».
3. Solo tienes que activar la opción de «Guardar información de autorrecuperación» y seleccionar cada cuántos minutos quieres que se guarde.
4. Dale a «Aceptar» para guardar tu nueva configuración y listo.
15.
Añadir marcas de agua
Es muy sencillo colocar una marca de agua que aparezca en todas las páginas de nuestro documento. Las marcas de agua son palabras o imágenes semitransparentes que se colocan en el fondo de nuestro texto. Suele ser un aviso del tipo «No Copiar», «No distribuir», o «Confidencial», pero también puedes usar tu nombre, el logo de tu empresa, etc.
Solo hay que ir a la pestaña «Diseño», y en la parte derecha de la barra de herramientas encontrarás, dentro del bloque «Fondo de página», el botón de MARCA DE AGUA. Puedes elegir una de las marcas que vienen predeterminadas en Word o personalizar tu documento con una imagen o un archivo tuyo.
16.
Insertar separadores de párrafo
Cuando necesites añadir un separador de párrafo como, por ejemplo, una línea, no tendrás que andar creando una línea o introduciendo múltiples guiones. Word permite crear estos separadores de una forma mucho más sencilla.
Solo tienes que escribir 3 iguales, 3 guiones, 3 asteriscos o 3 almohadillas y pulsar ENTER. De forma automática, se creará el separador de párrafo a todo el ancho del texto. Quedarían así, respectivamente:
17.
Seleccionar partes dispersas del documento
Si quieres modificar a la vez distintas partes del texto que se encuentran dispersas, no hay problema. Olvida el tener que cambiar una por una cada palabra. La clave está en seleccionar la primera palabra y luego dejar presionada la tecla CONTROL («Ctrl») mientras seleccionas las demás palabras o fragmentos de texto.
18.
Atajos de teclado
Utilizar los atajos de teclado puede agilizar mucho nuestro trabajo, ya que sin necesidad de levantar las manos del teclado podemos ejecutar diversas acciones. Aquí van algunos de los atajos más útiles en Word:
Crear un documento en blanco: «Ctrl + U»
Guardar los cambios en un documento: «Ctrl + G»
Guardar como: «F12»
Imprimir: «Ctrl + P»
Seleccionar una oración: Presionar la tecla «Ctrl» y dar un clic con el ratón en la oración.
Seleccionar un párrafo: Tres clics seguidos con el ratón.
Seleccionar el documento completo: «Ctrl + E»
Poner el texto seleccionado en negrita: «Ctrl + N»
Poner el texto seleccionado en cursiva: «Ctrl + K»
Subrayar el texto seleccionado: «Ctrl + S»
Centrar párrafo: «Ctrl + T»
Alinear párrafo a la derecha: «Ctrl + D»
Alinear párrafo a la izquierda: CONTROL + Q
Alinear párrafo justificado: «Ctrl + J»
Cambiar el espaciado o interlineado de un párrafo.
«Ctrl + 1»: Espaciado normal
«Ctrl + 2»: Espaciado de dos líneas
«Ctrl + 5»: Espaciado de 1.5 líneas
«Ctrl + 0»: Agregar o quitar espacio de una línea antes del párrafo.
Introducir una nota en el documento.
«Ctrl + Alt + O»: Crea una nota al final de la hoja
«Ctrl + Alt + L»: Crea una nota al final del documento
19.
Incluir vídeos de Youtube
Es una posibilidad que ofrece Word y que muchos desconocen. Es posible incorporar a nuestros documentos vídeos de Youtube directamente para reproducir sin necesidad de hipervínculos o enlaces. Para ello solo tienes que hacer lo siguiente:
1. Ve a la pestaña «Insertar».
2. En el bloque Multimedia está el botón VÍDEO EN LÍNEA.
3. Solo tendrás que insertar el enlace del vídeo y pulsar en «Aceptar». El vídeo se incorporará directamente en el contenido del documento.
20.
Editar un PDF
Sí, aunque no lo creas es posible editar un PDF en Word. Solo tendrás que abrir un archivo pdf («Archivo» > «Abrir» > seleccionar el archivo), realizar las modificaciones que quieras y guardar como PDF.
Aunque es cierto que según las características del PDF original puede sufrir alguna modificación a la hora de adaptarlo al formato .doc/.docx, es una forma sencilla de incluir cambios y editar un PDF.
