Cómo escribir correos electrónicos formales
Cómo escribir correos electrónicos formales
Redactar correos electrónicos formales que sean profesionales, adecuados y efectivos nunca había sido tan fácil. Sigue estas pautas y acertarás seguro.
Pocos son los que no hacen uso del correo electrónico, y menos los que no lo tienen como uno de los medios de comunicación fundamentales en su vida. Enviar y recibir cartas electrónicas se ha convertido en una costumbre imprescindible para cumplir con nuestras laborales empresariales y académicas. Obviamente, esta vía comunicativa se usa para mucho más, pero en este artículo nos centraremos en los correos electrónicos formales.
Seguro que en más de una ocasión te has visto en esta situación: llevas un rato delante de la pantalla del ordenador, intentando que tu correo electrónico dé una buena imagen profesional, pero no sabes cómo escribir bien el comienzo y el texto te crea muchas dudas.
¿Estaré siendo correcto en mi forma de dirigirme a esta persona?
¿Cómo debo saludar?
¿He escrito una despedida demasiado redundante?
Y ahora, ¿qué asunto le pongo al correo?
No te preocupes. Aquí llega Cristina para resolver tus dudas y ayudarte a dar en el botón de enviar con total tranquilidad. Pero antes debes responder a esta pregunta:
¿Estás preparado para aprender de una vez a escribir correos electrónicos formales?
¿Qué es un correo electrónico formal?
A la hora de escribir un correo electrónico debemos tener siempre presente quién será el destinatario y cuál es el propósito de nuestro mensaje. No será lo mismo, evidentemente, escribirle a un familiar que al director de la empresa en la que trabajamos.
Los correos electrónicos formales se caracterizan porque van dirigidos a personas del ámbito profesional o con las que no tenemos un trato cercano con un propósito fundamentalmente laboral.
Obviamente, existen muchos más casos, pero sé que eres una persona lista y sabrás entender a qué me refiero.
Para escribir este tipo de correos con éxito es primordial seguir un protocolo o unas directrices que sirven de guía. Y, como compartir es vivir, aquí te las escribo para que las tengas muy en cuenta.
¿Cómo escribir BIEN un correo electrónico formal?
Si lo que buscas es conseguir escribir correos profesionales que den el aspecto que deseas y consigan el efecto en el receptor que esperas, ¡BINGO! Has encontrado el artículo perfecto. No existen unas normas fijas e infalibles para esta labor, pero sí unas reglas que podríamos llamar innegociables. Si las tienes en cuenta, créeme, escribirás correos electrónicos formales de rechupete.
Hay dos aspectos fundamentales: el contenido del correo y los aspectos técnicos y formales del mismo. Veámoslos por separado.
1. Contenido de los correos electrónicos formales
Extensión
Aunque no hay un límite en la extensión de los correos, es recomendable que sean breves en conjunto y que se distribuyan en párrafos cortos.
Hay que tener en cuenta que dedicar mucho tiempo a leer correos no es del agrado de nadie, así que si facilitamos esta tarea nuestro correo será leído con otros ojos. Lógicamente, deberá contener la información que queremos transmitir, pero lo ideal es hacerlo de la forma más precisa posible, prescindiendo de datos innecesarios. En otras palabras, ir directos al grano sin dejarnos nada en el tintero.
Consejo
Lee el correo una vez acabado. ¿Dices todo lo que tienes que decir o te falta algo importante?
Cortesía
Ir al grano es lo ideal, pero, ¡ojo!, sin olvidarnos de la cortesía. No hay que olvidar que estamos escribiendo un correo formal, por lo que la forma en que nos dirigimos al destinatario es fundamental. Las fórmulas empleadas deberán utilizarse en concordancia con el destinatario y la relación que se tenga con él. Así, por ejemplo, es común utilizar estimado, sr. o sra., buenas tardes, etc.
Pero ¿realmente sabes cómo escribir el saludo? No te preocupes, te dejo algunas ideas.
- Cuando el saludo se escribe en línea independiente, debe ir seguido de dos puntos. El comienzo del mensaje, a pesar de ir tras los dos puntos, irá en mayúscula. Que no se te olvide la coma para separar la expresión referida a la persona o personas a las que va dirigido el correo, siempre que dicha expresión funcione como vocativo.
Estimada Sonia:
Me gustaría informar sobre…
Estimado sr. López:
En relación al proyecto…
- Cuando el saludo se escribe en la misma línea que el resto del texto, se usará el punto o el signo de puntuación que corresponda:
Estimado sr. López. En relación al proyecto…
Aunque ya te digo que es mucho más recomendable usar el primer tipo de saludo.
Lo mismo ocurre para las despedidas. Habrá que tener en cuenta el destinatario y que exista cierta concordancia entre saludo y despedida; no queda muy bien que saludes con un estimado sr. López y te despidas con un Nos vemos. Me entiendes, ¿no?
- Si la despedida no tiene verbo, se escribirá coma antes del nombre del remitente, aunque también valdría usar punto.
Atentamente,
María Pérez
Un cordial saludo,
María Pérez
- Si la despedida es una oración completa, esta se cerrará con punto:
De antemano, les agradezco su atención.
María Pérez
Reciba un cordial saludo.
María Pérez
Coherencia
Recuerda que si saludas a una persona en concreto al principio del correo electrónico, el texto del mensaje deberá ir escrito siempre dirigido a esa persona. Si se le habla de usted, habrá que mantener esa fórmula de tratamiento a lo largo de todo el mensaje.
Es muy importante tener siempre presente a quién se está escribiendo, porque errores en cuanto a esto pueden provocar incertidumbre en el destinatario y transmitir poca seriedad y dedicación.
Es muy importante que tu correo tenga coherencia en el trato al destinatario.
Gramática y ortografía
En un mundo tan instantáneo y acostumbrado a la inmediatez, es normal dedicar el tiempo justo a escribir correos, pero no te confíes. Ahorrar unos segundos en revisar tu texto no va a serte de ayuda cuando el destinatario lea y descubra que quien escribe no le ha dedicado esos segundos.
Tómate la molestia de comprobar que el texto de tu correo no esconde errores gramaticales, ortográficos o construcciones confusas e incompletas. Releer el correo antes de enviarlo no supone un gran esfuerzo y puede salvarte de más de un disgusto.
Y si no estás dispuesto a hacerlo, recuerda que existen otras opciones, como delegar esta tarea en un profesional que te ayude a que tu texto sea perfecto.
Y si no estás dispuesto a hacerlo, recuerda que existen otras opciones, como delegar esta tarea en un profesional que te ayude a que tu texto sea perfecto.
Formato
La redacción de correos electrónicos también permite el uso de recursos habituales en cuanto al formato se refiere, como el uso de distintos tipos de letras o fuentes, tamaños, negrita, cursiva, subrayado, colores… Pero ¿sabes exactamente qué uso darle a estos elementos en tus correos electrónicos formales?
Deja que te dé algunos consejos:
- Lo principal es que el formato del texto facilite su lectura. ¡No hay que volverse loco personalizando el texto!
- Los párrafos cortos ayudan a clasificar el contenido y establecer contextos.
- La negrita y la cursiva permiten al lector localizar la información importante, pero siempre sin abusar. Moderación, divino tesoro.
- En cuanto a la fuente, color y tamaño, siempre usa lo básico y de la forma más coherente posible.
Emoticonos
De nuevo, hay que tomar como referencia el destinatario para saber qué uso debemos hacer de los emoticonos y emojis. Si es la primera vez que te diriges a una persona, mejor no usar estos elementos. Digamos que el nivel de confianza con el destinatario es proporcional al número de apariciones de emoticonos y emojis.
2. Aspectos formales y técnicos
Dirección de correo con dominio propio
Te pongo en situación. Imagina que recibes dos correos electrónicos, uno te lo envía periquito1987@hotmail.com y otro info@cristinadezmar.es. ¿Cuál de los dos correos te transmite más seriedad y profesionalidad?
Y es que la dirección de correo electrónico desde la que escribimos es lo primero que el receptor lee —junto con el asunto, que veremos más adelante—. Es muy importante que sea una dirección profesional. Dedicar un tiempo a crear una cuenta así merece la pena, créeme.
Existen varias formas de crear este tipo de correos. Por ejemplo, cuando contratas un plan de hosting para hospedar —valga la redundancia— tu sitio web, normalmente se incluye este servicio y puedes tener incluso más de un correo electrónico. Otra opción es comprar solo el dominio, sin necesidad de tener sitio web. De esta forma, podrás tener tu propio dominio por un precio bastante asequible (entre 7 y 12 euros al año, aproximadamente). Hay multitud de webs para comprar dominios. Yo conozco la de Raiola Networks y va genial.
Obviamente, tambien pueden recurrir a plataformas como Gmail o Outlock, pero recuerda crear una cuenta lo más profesional posible. Prescinde de correos tipo maria1987@… o dtemg7635@…
Asunto
Aunque pueda resultar obvio, el asunto es una parte fundamental del correo electrónico, pues permite a la persona que lo recibe saber de qué se trata y, lo que es más importante, saber si desea o necesita leerlo o no. En otras palabras, el asunto que escribas determinará la prioridad y el trato que le den a tu correo. Así que dedícale unos instantes, piensa bien qué es lo realmente relevante de tu mensaje y evita escribir asuntos como «Información» o «Una pregunta».
Archivos adjuntos
Ya te digo yo que no eres la única persona que le ha dado al botón de enviar y acto seguido se ha dado cuenta de que, efectivamente, se le ha olvidado adjuntar el archivo.
Por eso, hay que revisar el correo al completo antes de enviarlo y eso significa comprobar también que se han adjuntado los archivos que se quieren enviar. Obviamente, habrá que tener en cuenta las restricciones de tamaño y formato del documento. Lo recomendable es no enviar archivos de más de 5 MB y que el formato sea lo más universal posible.
También es importante no abusar y enviar demasiados archivos. Recuerda que la persona a quien le envías tu correo lee multitud de ellos al día.
Firma
Probablemente hayas visto en más de un correo que al final aparece una especie de firma en la que se refleja el nombre completo, empresa, dirección y/o teléfono, además del logotipo y un breve texto sobre política de privacidad y protección de datos. Es algo cada vez más común en las comunicaciones por esta vía. Y es que, aparte de aportar una imagen profesional y seria, proporciona la información necesaria para que el destinatario pueda conocerte y contactar contigo. Es una especie de tarjeta de visita.
Prácticamente todos los gestores de correos electrónicos ofrecen la posibilidad de configurar una firma que aparecerá en todos los correos que envíes de forma automática, sin tener que escribirla cada vez que quieras enviar uno. Solo tendrás que dedicarle unos minutos y conseguirás un plus de profesionalidad en tus cartas electrónicas.
Te dejo las instrucciones para hacerlo con algunos gestores de correo electrónico: Gmail, Outlock, Thunderbird.
CC y CCO
En el encabezado del correo electrónico se pueden encontrar tres campos diferentes de dirección: A, CC y CCO. Puede que no sepas exactamente en qué se diferencian, así que te lo explico rápidamente:
- A: es el destinatario del correo electrónico.
- CC: es la abreviatura de «Con Copia», es decir, es una copia del original. Las personas que aparezcan en este campo recibirán una copia del correo. ¡Ojo! El destinatario verá que el correo también ha sido enviado a esa/s persona/s.
- CCO: es la abreviatura de «Con Copia Oculta», o sea, que se enviará una copia sin que el destinatario del correo lo sepa. En algunos gestores de correo puede aparecer escrito BCC, que es la abreviatura en inglés (Blind Carbon Copy).
Si sigues teniendo dudas y quieres enviar con total tranquilidad tus correos profesionales...
Unos importantes consejos
Recuerda que es fundamental que antes de enviar el correo electrónico lo revises. Una segunda lectura al acabar de redactarlo y un vistazo general (asunto, archivos adjuntos, etc.) servirá para corregir posibles despistes y ahorrarte un disgusto.
Te ayudo en esa revisión. Hazte las siguientes preguntas y compruébalo:
- ¿Están bien las direcciones de correo a las que vas a enviar tu mensaje?
- ¿Has escrito bien el nombre de la persona a la que te diriges?
- ¿Estás enviándolo desde tu cuenta profesional?
- ¿Has repasado bien el texto y eliminado todas las faltas de ortografía?
- ¿Tu texto tiene coherencia en el trato y un formato adecuado?
- ¿Has adjuntado los archivos que mencionas en el correo?
Algo muy útil que he aprendido con la práctica y cometiendo errores es que lo ideal es escribir la dirección del destinatario cuando ya hayas revisado todo. Es el punto y final. ¿Por qué? Porque no es nada raro —créeme— enviar el correo por error antes de acabar de escribirlo.
Y, por último, déjame recordarte algunas de las cosas más importantes:
- Asegúrate de que tu asunto va al grano
- No abuses de los signos de puntuación y el formato
- Usa una dirección de correo profesional
- Cuida el tono y sé coherente
- Haz que el mensaje sea breve y claro
- No abuses de archivos adjuntos
- Evita reenviar correos
- Usa una firma al final del correo
